윈도우에서 프린터가 정상적으로 연결돼 있는데도 인쇄하려고 하면 갑자기 오프라인으로 표시될 때가 있습니다. 잠시 전까지 출력되던 프린터가 다시 사용할 때마다 오프라인으로 바뀌거나, 인쇄 문서가 대기열에 계속 쌓이기도 합니다.
이 문제는 프린터의 전원이나 연결 상태뿐 아니라 오프라인 사용 설정, 멈춘 인쇄 작업, Wi-Fi 연결 또는 인쇄 스풀러 오류 때문에 발생할 수 있습니다. 먼저 연결 상태와 대기열을 확인한 뒤 스풀러와 드라이버를 점검하는 순서가 좋습니다.
프린터 연결 상태와 오프라인 설정 확인하기
가장 먼저 프린터 전원과 연결 상태를 확인합니다. 전원은 켜져 있어도 절전 상태에서 네트워크 연결이 끊겼거나, USB 케이블과 공유기의 연결이 불안정하면 Windows에서 프린터를 오프라인으로 표시할 수 있습니다.
Microsoft는 오프라인 프린터 문제를 해결할 때 프린터 전원을 끄고 전원 코드를 분리한 뒤 약 30초 후 다시 연결해 켜는 방법부터 진행하도록 안내합니다.
다음 순서로 확인합니다.
- 프린터 전원을 끕니다.
- 전원 코드를 분리합니다.
- 약 30초 기다립니다.
- 전원 코드를 다시 연결합니다.
- 프린터 전원을 켭니다.
- 오류 표시가 사라질 때까지 기다립니다.
- PC에서도 프린터 상태를 다시 확인합니다.
용지 걸림, 덮개 열림, 용지 부족 또는 잉크 부족 표시가 있다면 먼저 프린터 자체 오류를 해결해야 합니다. 프린터 본체에 오류가 남아 있으면 Windows 설정만 변경해도 인쇄가 시작되지 않을 수 있습니다.
Wi-Fi 프린터는 같은 네트워크에 연결하기
무선 프린터를 사용한다면 PC와 프린터가 같은 Wi-Fi 네트워크에 연결돼 있는지 확인합니다.
예를 들어 공유기에 다음 두 네트워크가 따로 표시될 수 있습니다.
HomeWiFi HomeWiFi_5G
프린터가 HomeWiFi에 연결되고 PC는 다른 공유기나 게스트 네트워크에 연결돼 있다면 서로 찾지 못할 수 있습니다. Microsoft도 무선 프린터의 오프라인 문제를 확인할 때 PC와 프린터가 같은 Wi-Fi 네트워크를 사용해야 한다고 안내합니다.
프린터 화면이나 무선 버튼에서 Wi-Fi 연결 상태를 확인하고, 필요하면 프린터의 네트워크 설정 보고서를 출력해 연결된 네트워크 이름을 확인합니다.
프린터 오프라인 사용 설정 해제하기
Windows에서 프린터 오프라인 사용이 선택돼 있으면 연결이 정상이어도 인쇄 작업을 보내지 않을 수 있습니다.
Windows 11에서는 다음 경로로 이동합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 → 인쇄 대기열 열기
인쇄 대기열 창에서 프린터 메뉴를 누른 뒤 다음 항목이 선택돼 있는지 확인합니다.
- 인쇄 일시 중지
- 프린터 오프라인 사용
선택 표시가 있다면 각각 눌러 해제합니다. Microsoft도 프린터 상태를 온라인으로 되돌릴 때 인쇄 일시 중지와 프린터 오프라인 사용을 해제하도록 안내합니다.
인쇄 대기열을 비우고 기본 프린터 지정하기
손상되거나 중단된 인쇄 작업 하나가 대기열에 남아 있으면 뒤에 보낸 문서도 출력되지 않고 프린터가 오프라인처럼 보일 수 있습니다.
다음 경로에서 인쇄 대기열을 확인합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 → 인쇄 대기열 열기
목록에 오래된 문서나 오류가 표시된 작업이 있다면 모두 취소합니다.
- 인쇄 작업을 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 누릅니다.
- 취소를 선택합니다.
- 다른 작업도 같은 방법으로 제거합니다.
- 대기열이 완전히 비워졌는지 확인합니다.
- 프린터와 PC를 다시 시작합니다.
- 간단한 문서 한 장을 테스트 출력합니다.
취소를 눌러도 문서가 사라지지 않는다면 인쇄 스풀러를 다시 시작해야 할 수 있습니다. Microsoft는 인쇄 작업이 대기열에 멈췄을 때 대기열을 비우고 인쇄 스풀러를 재시작하는 방법을 공식 해결 절차로 안내합니다.
사용할 프린터를 기본값으로 지정하기
같은 프린터가 여러 개 등록돼 있거나 예전에 사용한 프린터가 기본값으로 남아 있으면 다른 장치로 인쇄 작업이 전송될 수 있습니다.
다음 경로로 이동합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너
사용할 프린터를 선택한 뒤 기본값으로 설정을 누릅니다.
버튼이 보이지 않는다면 프린터 및 스캐너 화면에서 다음 기능을 확인합니다.
Windows에서 내 기본 프린터를 관리하도록 허용
이 기능이 켜져 있으면 Windows가 최근 사용한 프린터를 자동으로 기본값으로 지정할 수 있습니다. 항상 같은 프린터를 사용하려면 이 기능을 끈 뒤 원하는 프린터를 직접 기본값으로 지정하는 방법이 좋습니다. Microsoft도 오프라인 상태를 점검할 때 사용할 프린터를 기본 프린터로 지정하도록 안내합니다.
중복으로 등록된 프린터 확인하기
프린터 및 스캐너 목록에 같은 모델명이 여러 개 보인다면 이전에 설치된 장치와 새로 연결된 장치가 동시에 남아 있을 수 있습니다.
예를 들어 다음처럼 표시될 수 있습니다.
ABC Printer ABC Printer (복사본 1) ABC Printer Network
현재 정상적으로 연결된 프린터를 선택해 테스트 페이지를 인쇄합니다. 사용하지 않는 복사본은 바로 삭제하기보다 어느 항목이 실제 프린터인지 확인한 뒤 정리해야 합니다.
회사 공유 프린터나 여러 사람이 사용하는 장치는 관리자가 설정한 포트와 이름을 사용할 수 있으므로 임의로 삭제하지 않는 것이 안전합니다.
인쇄 스풀러와 프린터 드라이버 점검하기
대기열을 취소해도 문서가 남아 있거나 프린터가 계속 오프라인으로 돌아간다면 인쇄 스풀러 서비스를 다시 시작합니다.
인쇄 스풀러는 Windows에서 인쇄 작업을 저장하고 프린터로 전달하는 구성 요소입니다. 스풀러가 멈추거나 오류가 생기면 문서가 대기열에 쌓이고 프린터가 반응하지 않을 수 있습니다.
다음 순서로 진행합니다.
- 시작 메뉴 검색창에 서비스를 입력합니다.
- 서비스 앱을 실행합니다.
- 목록에서 Print Spooler를 찾습니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 누릅니다.
- 다시 시작을 선택합니다.
- 시작 유형이 자동인지 확인합니다.
- 프린터 상태를 다시 확인합니다.
경로를 간단히 정리하면 다음과 같습니다.
서비스 → Print Spooler → 다시 시작
취소되지 않는 인쇄 파일 직접 정리하기
스풀러를 다시 시작해도 대기열이 비워지지 않는다면 스풀러를 중지한 뒤 대기 중인 파일을 삭제할 수 있습니다.
먼저 서비스 앱에서 Print Spooler를 선택하고 중지를 누릅니다. 이후 파일 탐색기 주소창에 다음 경로를 입력합니다.
%WINDIR%\System32\spool\PRINTERS
폴더 안의 대기 파일을 삭제한 뒤 서비스 앱으로 돌아가 Print Spooler를 다시 시작합니다.
Microsoft는 인쇄 스풀러 초기화 방법으로 서비스를 중지하고 해당 폴더의 대기 파일을 삭제한 다음, 시작 유형을 자동으로 지정해 서비스를 다시 시작하도록 안내합니다.
이 폴더에서는 다른 시스템 폴더나 파일을 삭제하지 말고, 인쇄 대기 파일만 정리해야 합니다.
프린터 제거 후 다시 추가하기
연결 정보나 포트 설정이 꼬였다면 프린터를 제거하고 다시 설치합니다.
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 → 제거
제거한 뒤 같은 화면에서 장치 추가를 누르고 프린터가 검색되면 다시 설치합니다.
Microsoft는 일반적인 연결 확인으로 해결되지 않을 때 프린터를 제거한 뒤 다시 추가하는 방법을 안내합니다.
무선 프린터는 다시 추가하기 전에 PC와 프린터가 같은 네트워크에 연결됐는지 확인합니다. USB 프린터는 케이블을 분리한 상태에서 기존 프린터를 제거하고, 제조사 안내에 따라 다시 연결하는 편이 좋습니다.
드라이버와 문제 해결사 확인하기
프린터가 재부팅할 때마다 오프라인으로 바뀌거나 Windows 업데이트 후 문제가 시작됐다면 프린터 드라이버를 확인합니다.
다음 방법을 사용할 수 있습니다.
설정 → Windows 업데이트 → 업데이트 확인
또는 프린터 제조사의 공식 지원 페이지에서 해당 모델과 Windows 버전에 맞는 드라이버를 확인합니다. Microsoft는 프린터가 정상적으로 작동하려면 최신 드라이버가 필요할 수 있다고 안내합니다.
Windows 11에서는 도움말 보기 앱의 자동 프린터 문제 해결사를 먼저 실행할 수도 있습니다. 이 기능은 프린터 연결과 인쇄 문제를 진단하고 가능한 항목을 자동으로 수정합니다.
시작 → 도움말 보기 → 프린터 문제 해결 검색
자주 묻는 질문
Q. 프린터 전원은 켜져 있는데 왜 오프라인으로 표시되나요?
전원이 켜져 있어도 PC와 프린터 사이의 USB 또는 네트워크 연결이 끊겼거나, 프린터 오프라인 사용이 선택돼 있을 수 있습니다. 무선 프린터라면 두 장치가 같은 Wi-Fi에 연결됐는지 먼저 확인하세요.
Q. 프린터 오프라인 사용을 해제해도 다시 오프라인으로 바뀝니다.
멈춘 인쇄 작업, 불안정한 네트워크, 중복 프린터, 스풀러 오류 또는 드라이버 문제가 반복되고 있을 수 있습니다. 대기열을 비우고 Print Spooler를 다시 시작한 뒤 프린터를 제거해 재설치하는 순서로 점검하는 것이 좋습니다.
Q. Wi-Fi 프린터는 인터넷이 안 되면 사용할 수 없나요?
반드시 외부 인터넷 연결이 필요한 것은 아니지만, PC와 프린터가 서로 통신할 수 있는 같은 로컬 네트워크에 연결돼 있어야 합니다. 공유기나 네트워크가 분리돼 있으면 프린터가 오프라인으로 나타날 수 있습니다.
Q. 인쇄 스풀러를 다시 시작하면 문서가 삭제되나요?
스풀러 서비스만 다시 시작하면 저장된 원본 문서는 삭제되지 않습니다. 다만 대기열 파일을 직접 지우면 아직 출력되지 않은 인쇄 작업은 취소되므로 필요한 문서는 나중에 다시 인쇄해야 합니다.
Q. 회사의 공유 프린터만 계속 오프라인으로 보입니다.
공유 PC의 전원, 사내 네트워크, 프린터 공유 설정, 사용자 권한 또는 드라이버 차이 때문에 발생할 수 있습니다. Microsoft도 공유 프린터 연결 문제의 원인으로 네트워크와 공유 설정, 드라이버 불일치 등을 안내합니다. 회사 장비의 설정은 임의로 변경하지 말고 전산 담당자에게 확인하는 것이 안전합니다.
정리하며 느낀 점
윈도우에서 프린터가 자동으로 오프라인으로 바뀔 때는 프린터 재시작 → 같은 Wi-Fi 확인 → 오프라인 사용 해제 → 인쇄 대기열 정리 → 기본 프린터 지정 → 스풀러 재시작 순서로 진행하는 것이 효율적입니다.
특히 프린터 본체는 정상인데 Windows에서만 오프라인으로 보인다면 인쇄 대기열에 멈춘 문서가 있거나 잘못된 프린터 복사본이 선택된 경우를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 무선 프린터는 PC와 프린터가 서로 다른 Wi-Fi에 연결되지 않았는지도 중요합니다.
개인적으로는 대기열을 먼저 비운 뒤 Print Spooler를 재시작하는 방법이 반복되는 오프라인 문제를 구분하는 데 가장 도움이 된다고 생각합니다. 그래도 계속 재발한다면 프린터를 제거해 다시 추가하고 제조사 드라이버를 확인하는 편이 좋습니다.
※ 프린터 모델과 Windows 버전, 연결 방식에 따라 메뉴 이름이 다를 수 있습니다. 회사·학교 공유 프린터의 포트, 드라이버와 네트워크 설정은 임의로 변경하지 말고 관리자나 전산 담당자의 안내를 먼저 확인하시기 바랍니다.
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